Articulo: Gestión Empresarial:
La administración o gestión del tiempo consiste en la
planificación y organización del tiempo que disponemos de tal manera que
logremos la mayor productividad, rendimiento y eficiencia posible en nuestras labores,
tareas o actividades diarias.
El tiempo es el recurso más valioso que
tenemos, es el único recurso que no podemos renovar, y probablemente el más
escaso, sobre todo en el mundo competitivo y ajetreado de hoy, que
prácticamente nos obliga a estar permanentemente activos.
Por lo que
es fundamental realizar una buena gestión de nuestro tiempo si queremos
alcanzar el éxito, a nivel personal y a
nivel empresarial; pero también, si queremos tener una mejor calidad de vida,
ya que después de todo, al administrar nuestro tiempo, lo que en realidad
estamos haciendo es administrar nuestra vida.
Uno de los grandes problemas
de los directivos de pymes es conseguir aprovechar bien su tiempo dada la gran y diversa cantidad de tareas que suelen que tener que abordar al frente de sus negocios.
A continuación
te hacemos llegar unas pautas para que puedas administrara de manera adecuada
tus actividades
1. Crea Objetivos
Para lograr mejorar tu gestión
del tiempo, necesitas tener un objetivo alcanzable.
Independientemente de pensar en
optimizar tu tiempo y aumentar tu productividad en las tareas personales o
profesionales, es muy importante que sepas que tener un objetivo te ayudará a
organizar mejor todo lo que necesitas hacer.
Esto sucede porque cuando tienes
un objetivo, puedes pensar en maneras de planificar más tu tiempo y tus
acciones para alcanzar ese objetivo.
Por lo tanto, trata de establecer
objetivos a corto, mediano y largo plazo. Así, conseguirás montar estrategias
para alcanzar esos objetivos teniendo como foco un período predeterminado para
la conclusión de cada tarea.
¡Pero ten cuidado!
Es muy común establecer metas
prácticamente imposibles. Cuando haces esto, además de no alcanzarlas, es muy
probable que te canses mucho y no logres aumentar tu productividad en ningún
momento del día.
Si aún quieres una ayudita con
tus objetivos, no dejes de leer nuestro post sobre cómo establecer metas y aprende a definir objetivos
reales y alcanzables.
2. Haz una lista con tus tareas diarias
Después de definir tu meta,
puedes comenzar a pensar en las acciones que necesitas realizar para alcanzar
ese objetivo.
Por ejemplo:
Si tienes un negocio online y
quieres atraer a un público más grande para tu página de ventas, puedes pensar
en acciones como:
·
Optimizar
tu sitio web;
·
Crear
un blog;
·
Escribir contenidos relevantes para tu público;
·
Publicar
más en tus redes sociales;
·
Crear
vídeos para tu canal en YouTube, entre otras estrategias.
Después de pensar en todo lo que
puedes hacer para alcanzar tu meta, coloca estas acciones en el papel.
Es muy importante tener un
documento con una lista de todo lo que necesitas hacer para alcanzar tu
objetivo. Esto te ayudará a no olvidarte de nada de lo que tienes que realizar.
3. Prioriza lo que es urgente
Con tu lista de tareas en mano,
ya es hora de diferenciar lo que es urgente de lo que puede ser prorrogable.
Piensa en las acciones que son
más importantes para alcanzar tus metas y ponlas en ejecución antes que las
otras tareas.
¿Ahora entiendes la importancia
de la lista que hablamos en el punto anterior?
Cuando has escrito todo lo que
necesitas hacer, es más fácil entender lo que es más importante y no se puede
dejar para después.
Sin embargo, debes tener cuidado
de no prorrogar demasiado las otras actividades. Si dejas todo para después y
no estableces un orden y un cronograma con fecha de inicio y fin para todas tus
actividades, terminarás no haciendo nada.
Por eso, aunque puedas cumplir
una tarea después, no te olvides de ponerla también en ejecución en algún
momento de tu día, que es sobre lo que hablaremos a continuación.
4. Ten un calendario
Tener un calendario con fechas de inicio y fin para cada
actividad prevista es algo que ayuda mucho a la hora de hacer tu gestión del
tiempo. Todas las veces que estableces plazos, envías comandos intuitivos a tu
cerebro que sabrá que algo necesita ser completado en ese plazo.
Con eso, aunque hayas priorizado
las tareas más urgentes e importantes, nunca te olvidarás de las demás
actividades que necesitas hacer posteriormente.
Te aconsejamos que utilices las
mañanas de tus lunes para planear tu calendario semanal. Así, pensarás en
planear sólo un futuro más cercano, lo que puede ayudarte a administrar mejor
tu tiempo.
Es claro que hay algunas tareas
que demandan tiempo y que probablemente sólo podrán ser ejecutadas dentro de 1
ó 2 meses. Pero si ya sabes de su existencia, colócalas en tu calendario para
que cuando la fecha de entrega de esas actividades se acerque, ya recuerdes de
que necesitas completarlas.
5. Haz una cosa cada vez
De nada sirve organizar tus
tareas por orden de importancia, programar tu calendario con fechas de inicio y
fin, si lo haces todo al mismo tiempo.
Como dijimos al principio de este
post, sabemos que es muy probable que tengas muchas cosas que hacer a lo largo
del día. Sin embargo, si intentas hacer todo de una vez, no podrás terminar
ninguna actividad, todo quedará por la mitad y eso puede cansar aún más.
Es por eso que necesitas
enfocarte en una tarea para conseguir utilizar todo tu potencial en ella. De
esta forma te darás cuenta que lograrás terminar todo en el tiempo que
programaste anteriormente y aún harás tus tareas de la manera más completa
posible.
Con el tiempo, te darás cuenta
que la organización y el enfoque en una sola actividad a la vez ayudará en tu
gestión del tiempo, que será mejor administrado.
6. Evita postergar
Aún cuando tengas que hacer más
de una actividad a la vez, es muy importante que no dejes para después lo que
puedes hacer ahora.
Un error muy común de las
personas que no pueden hacer una buena gestión del tiempo es postergar.
Prolongar demasiado tus plazos hace que pierdas el foco de las tareas que
necesitan ser hechas.
Es por eso que todos los consejos
que mostramos aquí deben ser pensados como un conjunto. Cuando estableces los
plazos para entregar ciertas tareas, incluso si es una fecha lejana, no la
pierdas de vista pensando que no tienes que hacer nada ahora para cumplir esa
actividad.
Si tienes un tiempo hoy mismo
para iniciar algo que necesita ser entregado dentro de dos semanas, ¿por qué no
empezar y posteriormente tener un tiempo más para otras actividades o
imprevistos que puedan surgir?
7. Organiza tu ambiente de trabajo
Tener un ambiente de trabajo bien
organizado ayuda mucho a la gestión del tiempo. Esto es porque, con un lugar
organizado, no perderás el tiempo buscando algo que necesitas.
Por eso, aunque seas tu
propio jefe, ten siempre un espacio separado para realizar las
tareas relacionadas con tu negocio.
En este ambiente, pon todo lo que
necesitas a lo largo del día cerca de ti, como computadora, teléfono, cuadernos
de anotaciones, lapiceras y, si es posible, incluso una buena taza con café y
una botella de agua.
8. Haz pausas
Incluso con tantas actividades a
realizar, es muy importante entender que también necesitas tiempo para
descansar.
Sabemos que muchas personas,
principalmente cuando están muy atareadas, piensan que es necesario trabajar
sin parar todo el tiempo. Sin embargo, esto es un gran indicativo de que no
estás haciendo una buena gestión del tiempo.
Además, esto tampoco es
productivo, ya que una persona con la mente y el cuerpo cansados no tiene una
buena productividad.
Es por eso que necesitas hacer
pausas durante tus tareas y no debes olvidarte de dormir bien todos los días.
Una técnica muy utilizada por
varios profesionales para ayudar en la gestión del tiempo durante una pausa es
la Técnica Pomodoro. Para realizar actividades usando esta técnica,
sólo necesitarás un cronómetro, que puede incluso ser el de tu teléfono móvil.
Básicamente, lo que harás será:
· Utilizar
la lista que hiciste sobre todas las tareas que necesitas realizar durante el
día;
· Dividir
tu tiempo en períodos de 25 minutos (llamados de pomodoros) y
programar tu cronómetro con esos minutos;
·
Elegir
una de las tareas que necesitan ser realizadas en ese día y trabajar en ella
sin intervalos;
·
Hacer una
pequeña pausa de 5 minutos después de finalizados los primeros 25 minutos;
·
Retomar
el trabajo después de la pausa y trabajar ininterrumpidamente por otros 25
minutos y repetir esa acción 4 veces (4 períodos de 25 minutos cada uno,
intercalados con 3 pausas de 5 minutos);
·
Después
de 4 pomodoros, hacer una pausa de 30 minutos hasta volver de nuevo
al trabajo.
Esta puede ser una manera de
organizar mejor tu tiempo y aumentar tu productividad. Recuerda siempre marcar
las tareas que hayas completado y, una vez más, piensa en los consejos como un
conjunto y no empieces más de una actividad a la vez. Espera a completar una
para iniciar otra.
9. Evita las distracciones
Esta sugerencia es muy importante
principalmente para quienes trabajan en
casa. Es fácil confundir el horario de trabajo con las tareas
rutinarias de casa.
Además, hay también distracciones
como televisión, hijos, parientes, amigos e incluso mascotas que pueden
distraerte y hacer que dejes de realizar las tareas que planificaste para un
día determinado.
Por eso, evita dejar tus redes
sociales abiertas mientras trabajas online y, cuando estés en casa, recuerda
avisar a todos los que viven contigo que estás trabajando. Así, nadie te
interrumpirá durante una actividad importante.
10. Aprende a decir no
Es muy importante saber decir no
para algunas actividades que consideras innecesarias.
Por ejemplo:
Supón que trabajas con otras
personas y que alguien quiere agendar una reunión para charlar sobre un tema
determinado que podría resolverse solo con un correo electrónico. Si es así,
sugiere a tu colega enviar la información y que, en vez de la reunión, bastaría
el correo electrónico para resolver la situación.
Te darás cuenta que el día te
rendirá mucho más cuando comiences a decir que no a ciertas actividades que no
son obligatorias en ese momento.
Si eres el dueño o dueña de tu
propio negocio y tienes personas que trabajan contigo, aprende a delegar
tareas. No necesitas hacer todo lo relacionado con tu empresa. Puedes encontrar
buenos profesionales para trabajar contigo.
Saber administrar tus tareas es
la mejor manera de ser más productivo y lograr una buena gestión del tiempo.
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