Tecnicas de Gestion del Tiempo
El tiempo es una activo importante en nuestras vidas y actividades diarias y es vital saber aprovecharlo; el gestionar una empresa, no es sencillo, en especial cuando el negocio está creciendo y es necesario atender diferentes actividades en el día. Así que cada vez se vuelve más necesario encontrar la forma de administrar mejor el tiempo para cumplir con todo.
El tiempo es una activo importante en nuestras vidas y actividades diarias y es vital saber aprovecharlo; el gestionar una empresa, no es sencillo, en especial cuando el negocio está creciendo y es necesario atender diferentes actividades en el día. Así que cada vez se vuelve más necesario encontrar la forma de administrar mejor el tiempo para cumplir con todo.
El
tiempo es un factor clave cuando se trata de trabajar de forma efectiva. Pero
lograrlo va más allá de seleccionar una planta bonita para tu escritorio o
escuchar música para relajarte. Más bien se trata de encontrar algo que te
ayude a mantenerte motivado y enfocado en el trabajo.
De la
misma forma en las que podemos aprender nuevas habilidades, es posible aprender
a ser más productivo. Para hacer frente a todas las
responsabilidades que tienes como dueño de tu propio negocio, es fundamental
que conozcas algunos trucos y
técnicas que te ayuden a maximizar tu tiempo y organizar
tus actividades.
Para
empezar, es necesario conocer algunos aspectos que ayudarán a conocer mejor tu
ritmo de trabajo que te servirán para identificar la técnica que funciona mejor
para ti.
Para
sacar el máximo provecho de un día de trabajo, podemos enfocarnos en analizar
tres segmentos de tu vida:
Lo
importante es identificar esos momentos del día en las que te muestras más
concentrado. Esto puede servir para destinar las tareas más complicadas en ese
horario o para saber en qué momento debes reducir al máximo las distracciones
(juntas, llamadas telefónicas, visitas, etc.) para evitar que tus horas de
productividad se vean dañadas.
2. Entorno de trabajo: El espacio de trabajo es un elemento importante en la productividad, pues en cada espacio de trabajo existen diferentes factores que ayudan o perjudican el desempeño laboral. Por ejemplo, trabajar en casa puede ser complicado debido a que los labores del hogar o visitas pueden desviar tu atención.
Así que
para seleccionar una técnica que funcione para ti, es importante analizar tu
espacio de trabajo y sus características.
3. Mente: La concentración es un factor importante cuando se trata de trabajar de forma efectiva, si tu mente no está despejada y enfocada en la actividad que estás realizando no podrás concluirla exitosa mente. Es por esto, que la multitarea es uno de los principales enemigos de la productividad.
Como
puedes ver, combinados, estos tres factores juegan un rol importante en tu día
de trabajo. Ahora vamos a ver cómo puedes aprovecharlos y mejorar
tu productividad y actividades diarias con algunas técnicas útiles.
1.
Crear listas de tareas por hacer
La mayoría de las técnicas giran en torno a
una actividad fundamental: crear listas.Es difícil llevar todos los pendientes en la
cabeza, así que crear listas te ayuda a organizar el trabajo y establecer
prioridades. Hay varias formas en las que puedes organizar tus
listas, algunas de las técnicas más populares son:
· La caja de Eisenhower
Esta técnica fue implementada por el ex
presidente Dwight Eisenhower. Consiste en una matriz que te ayuda a clasificar
las tareas según sus prioridades y el tiempo que debes invertir en ellas. Los
cuadrantes a clasificar son los siguientes.
·
Tablero Kanban
Un tablero Kanban es una forma sencilla de estructurar el
progreso de tus tareas. Consiste en crear columnas que representen las
diferentes etapas de un proyecto, así en cada columna se colocan las diferentes
tareas que se deben llevar a cabo. La idea es mover las actividades en las
diferentes columnas para evaluar su avance.
·
Esquema GTD
Getting This Done (GTD) es un método de gestión de
actividades, expuesto en el libro de David Allen, hace
referencia a que una persona necesita liberar su mente de las pareas
pendientes. El autor argumenta que la mayoría de los bloqueos mentales con los
que nos encontramos son el origen de una mala planificación.
A diferencia de otras técnicas, Allen no se centra en establecer
prioridades, si no en la creación de listas específicas para cada contexto.
Los principios de GTD son:
· Recopilar: se escriben todo aquello
que se debe recordar, realizar o dar seguimiento.
· Procesar: analizar qué necesita
cada actividad, por ejemplo si una tarea se puede delegar, desechar, ponerlo en
marcha, etc.
· Organizar: clasificar tareas en
listas como acciones próximas, proyectos, en espera, algún día.
· Revisar: las listas no sirven si no revisas
el avance para saber cuáles se han cumplido y cuáles no.
· Hacer: dejar de organizar y comenzar a
ejecutar.
Además, si al realizar tu clasificación identificas que existen
tareas que puedes realizar en dos minutos o menos,
hazlas de inmediato.
2.
Técnica Seinfeld (no romper la cadena)
El comediante, guionista y actor estadounidense, Jerry Seinfeld,
ha compartido en diferentes ocasiones uno de sus grandes secretos para elevar
sus niveles de productividad.
Consiste en un calendario grande en tu lugar de trabajo y trazar
un cronograma con las rutinas o tareas que tienes que llevar a cabo por día, si
cumples tu meta diaria lo marcas en el calendario. Después de varios días
cumpliendo con la cadena, no vas a querer romperla.
Lo importante es colocar este calendario en un área visible
mientras trabajas, así podrás ver tus avances cada día conforme avanza la
semana. Con esto te mantendrás motivado y te ayudará a evitar romper el esquema
que has marcado.
3.
La técnica de los 5 minutos
Es posible que conozcas esta situación: te preparas para
trabajar, pero simplemente no sabes cómo comenzar o la idea de comenzar una
actividad por horas hace que te sientas abrumado. Así en lo que te decides para
comenzar, te levantas por un café, atiendes llamadas o cualquier cosa. Al
final, el tiempo se fue volando y no has avanzado con el trabajo.
Pues bien, esta técnica tiene la finalidad de eliminar esta
pérdida de tiempo. Consiste en decidirte a llevar a cabo tus tareas en solo “5
minutos”, así tu cerebro no tiene mucho que argumentar.
Desde luego, hay tareas que no se realizan en 5 minutos, sin
embargo lo que pasará después de ese tiempo es que ya estarás involucrado con
la tarea y podrás continuar hasta terminarla.
4.
Técnica pomodoro
Esta es la técnica más popular, decidimos mencionarla
porque es sencilla de llevar a cabo y varias personas se han podido beneficiar
de ella.
La técnica pomodoro consiste en dividir tu
jornada laboral en pequeños tiempos de 25 minutos. Durante este tiempo debes
llevar a cabo tu trabajo sin distracciones, cuando terminan puedes tomar un
descanso de 3 a 5 minutos para despejarte un poco. Durante el día se debe
seguir el proceso y cada cuatro pomodoros (bloques de 25 minutos) puedes tomar
un descanso más largo de 15 a 20 min.
La idea es que la limitación del tiempo ayude
a enfocarse en la actividad, y los descansos ayuden a despejar la mente para
continuar trabajando. Para ejecutarla solo necesitas un temporizador (también
existen algunas apps
útiles) y dividir tus tareas en segmentos de tiempo, si
son tareas largas puede funcionarte dividirlas en procesos.
5.
Mapas mentales
Después de saber qué es lo que necesitas hacer para concentrarte
durante tu semana de trabajo, puedes utilizar los mapas mentales para organizar
tus pensamientos en listas de acciones concretas.
Una de las herramientas más útiles para crearlos es MindMeister.
Ahora ya estas listo para empezar a gestionar tu tiempo
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