Articulo De Tecnología en la Empresa:
Los riesgos de no digitalizar los gastos en tu Empresa
De seguro, en tu empresa la tarea de rendir
gastos sea transversal a diversos equipos y áreas de la compañía.
Es decir, tanto jefaturas como mandos medios y trabajadores de
planta pueden en algún momento determinado tener la necesidad de realizar este
proceso.
Por lo mismo, si tu empresa no
tiene una política clara, estandarizada y, especialmente, digitalizada respecto
a la rendición de gastos, puede que tu empresa se vea enfrentada a
diversos problemas que terminarán afectando directamente la productividad de tu
negocio.
¿Te suena familiar? Aquí te
contamos de los cuatro riesgos más comunes asociados a la
rendición de gastos dentro de tu empresa.
1.
Pérdida de boletas y documentos
Hoy, más que nunca, la vida de las
personas es digital. Pasamos de pagar con dinero en efectivo a pagar a través
de medios electrónicos. Y lo mismo sucede con las entradas a conciertos,
pasajes, comprobantes y cuentas, entre un sinfín de documentos que hoy son en
formato digital. Y en las empresas esto no es excepción.
Por esta razón, la acción de guardar las boletas para realizar
posteriormente la rendición de gastos resulta obsoleta
y molesta para muchos trabajadores. Muchas veces las boletas y
comprobantes se extravían, lo que representa uno de los mayores obstáculos
frente a una rendición de gastos manual. De esta forma, hoy para estar alineado
a los tiempos, la mejor alternativa es aprovechar la tecnología para
mantener los comprobantes digitalizados y archivados en una misma aplicación.
2.
Procesar información poco clara y no estandarizada
Una de las desventajas más
grandes de realizar la rendición de gastos de forma manual son los
inconvenientes que puede traer a los equipos encargados de gestionar estos
pagos es la falta de estandarización y claridad en la información que
entregue cada trabajador.
Sobre todo, pensando en que tu empresa no cuente con un formato exclusivo para realizar la rendición.
Esto no solo afecta la productividad de
los equipos que deben completarlas y los que deben procesarlas, sino que más
grave, se corre el riesgo de ingresar información incorrecta.
En cambio, mediante la digitalización de la información a rendir a través de plataformas
electrónicas, podrás contar con un respaldo de la información a rendir y de
procesos automatizados que minimizarán los riesgos.
3.
Papeleo y más papeleo para áreas administrativas
Además de la dificultad en la
legibilidad de las rendiciones entregadas, mantener en tu empresa un proceso de
rendición de gastos manual y su respectiva acumulación de boletasrepresenta
inconvenientes para las áreas administrativas encargadas de procesarlas.
Especialmente pensado en la carga de trabajo adicional que esto conlleva
cuando, a través de un software digital puede realizarse con un solo clic.
Recuerda que, en tu empresa, el
principal activo son los trabajadores, y hacer de su trabajo una experiencia
motivante y desafiante está ligado con una mejor productividad.
4.
Problemas con los gastos
¿Habías escuchado de la
duplicidad de gastos? Significa
que pueden existir gastos que se rindan más de una vez. Las razones pueden ser
variadas, tanto un error del rendidor o también la intención de cometer fraude.
Por eso, contar con un proceso
de rendición de cuentas digitalizado, inteligente y automatizado como el que
ofrece Rindegastos es lo que tu empresa necesita
para evitar errores, impulsar la productividad y, sobre todo, contar con
trabajadores más satisfechos con su trabajo diario.
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