La organización de una empresa (organización
empresarial) es una función administrativa que comprende la organización,
estructuración e integración de las unidades orgánicas y los recursos
(materiales, financieros, humanos y tecnológicos) de una empresa, así como el
establecimiento de sus atribuciones y las relaciones entre estos. Es importante
para todo tipo de empresa, (micro,pequeña,mediana o
grande) contar con una adecuada organización, ya que esto
les permite mejorar su gestión.
El tener una empresa debidamente organizada,
permite una mejor asignación y un uso más eficiente de los recursos de la
empresa, que son necesarios para llevar a cabo las actividades y tareas
necesarias a su vez para desarrollar y aplicar las estrategias y alcanzar los
objetivos establecidos en la planeación; pero además permite una mejor
coordinación entre las diferentes unidades orgánicas de la empresa, y un mejor
control del desempeño del personal así como de los resultados
La organización de
una empresa empieza por la división de esta, y se da en , departamentos o áreas
que agrupan actividades y tareas con cierta homogeneidad, distribuyendo el
trabajo,así como el establecimiento de las relaciones jerárquicas que se darán
entre estas y sus debidas responsabilidades.
Esta
organización o estructuración empresarial, se encuentra representada en una
herramienta importante que es el organigrama, entre las formas de organización
empresarial se encuentran
A)
Organización Por Funciones: En ella se
estructura o divide a la empresa en departamentos o áreas que agrupan
actividades y tareas necesarias para realizar una determinada función básica de
la empresa.
Las principales ventajas de este tipo de división
son que permite sacar el máximo provecho de las habilidades técnicas de los
miembros de la empresa ya que los agrupa de acuerdo a su especialización, así
como obtener economías de escala ya que utiliza los recursos de la empresa de
forma integral. Este tipo de organizacion es el más utilizado por las
empresas (especialmente por las pymes) en sus niveles más altos, debido a su
sencillez y al fácil control que permite.
B) Organización Por Productos: En
ella se estructura o divide a la empresa en departamentos o áreas
que agrupan actividades y tareas necesarias para producir o comercializar un
determinado producto o servicio de la empresa.
Las
principales ventajas de este tipo de organización; son que facilita la
coordinación entre los miembros de la empresa ya que permite que estos se
enfoquen antes que nada en el producto, y le permite flexibilidad a las
unidades de producción ya que estas pueden variar de tamaño sin interferir en
la estructura general de la empresa. Este tipo de organización, suele ser
utilizado por grandes empresas que cuentan con una amplia variedad de productos
o con pocos tipos de productos pero bien diferenciados entre sí.
C) Organización Por Ubicación Geográfica: En
la organización por ubicación geográfica se estructura o divide a la
empresa en , departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas necesarias
para operar en una determinada zona geográfica.
Las
principales ventajas de este tipo de organización son que permite mejorar
la eficiencia de las actividades y tareas necesarias para atender un
determinado mercado, conocer y adaptarse mejor a las condiciones y necesidades
de este, y establecer responsabilidades claras ya que cada área o
departamento opera como si fuera una empresa independiente.
Este tipo de
organizacion suele ser utilizado por grandes empresas que atienden amplios mercados
dispersos geográficamente.
D) Organización Por
Procesos: En la división por
proceso se divide a la empresa en divisiones, departamentos o áreas que agrupan
actividades y tareas necesarias para realizar la etapa de un determinado
proceso.
La
principal ventaja de este tipo de organización es que permite una mayor
eficiencia en la realización del proceso que involucra ya que permite
concentrar y darle un uso más eficiente a los recursos necesarios para realizar
cada una de sus etapas.Este tipo de organización suele ser utilizado por
empresas productoras o industriales en los niveles más bajos de sus áreas de
producción u operaciones.
D) Organización Por
Clientes: En la organización por clientes se divide a la
empresa en departamentos o áreas que agrupan actividades y tareas
necesarias para atender un determinado tipo de cliente.
Las
principales ventajas de este tipo de organización son que permite que los
miembros de la empresa conozcan mejor las necesidades, preferencias y demás
características de los clientes, y se enfoquen antes que nada en lograr su
satisfacción. Este tipo de organización suele ser utilizado por
empresas que atienden a distintos tipos de clientes con necesidades y
características bien diferenciadas.
En
la práctica es difícil encontrar una empresa que cuente con un solo tipo de
organización.
Una vez que se ha
dividido y estructurado a la empresa identificando sus, departamentos o áreas
que tendrá, el siguiente paso en la organización es especificar los
puestos de trabajo que tendrán cada una de estas unidades, las funciones y
tareas que realizará cada uno, sus obligaciones y responsabilidades, y las
relaciones que tendrán con los otros puestos de la empresa.
Esto se especifica
en un manual de funciones, para un mejor ordenamiento, se puede complementar
esto con el reglamento interno y otros documentos en donde se detallen normas y
reglas aplicadas a la empresa.
Y una vez que se
ha especificado los puestos de trabajo y las funciones correspondientes, el
siguiente paso consiste en definir los distintos procesos o procedimientos de
trabajo que tendrá la empresa.
Por ejemplo, a
través de un flujograma o de un manual de procesos se especifica el proceso que
tendrá el área de producción para producir un determinado producto, o el
proceso que tendrá la realización de una determinada actividad o tarea.
En otro articulo
hablaremos a cerca de estos documentos igual de importantes y forman parte de
la organización de una empresa.
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