El control de Inventarios en la Empresa
El Control de Inventarios es el corazón de cualquier
empresa que se dedique a la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la
importancia del manejo correcto de inventario por parte de la misma para
obtener los mejores resultados financieros.La importancia en el control de
inventarios reside en el objetivo primordial de toda empresa: obtener
utilidades. La obtención de utilidades reside en gran parte de
ventas, ya que éste es el motor de la empresa.
Si no se tiene un adecuado control de los inventarios, es muy posible que no se pueda cumplir con la demanda del producto, lo cual genere una molestia en el consumidor o cliente y este opte por irse con otra empresa, que viene a ser su competidor mas cercano. En síntesis si no hay control de inventario no hay ventas y si no hay ventas no hay ganancias, de la misma manera si no hay un adecuado control de inventarios, compramos o nos quedamos con productos que no rotan o no tienen salida y al no haber ventas no hay ganancias.
El control del inventario es uno de los
aspectos de la administración que en la micro y pequeña empresa (mype) es pocas
veces atendido, ya que no se tienen registros confiables, un responsable, políticas o
sistemas que le ayuden a esta fácil tarea.
En todos los giros resulta de vital
importancia el control de inventarios, dado que su descontrol se presta no sólo
al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un
fuerte impacto sobre las utilidades.
Para un adecuado
control de inventarios, toda empresa debe de considerar controlar, los
siguientes aspectos, considerando que depende del tipo de empresa en el
inventario podemos tener diferentes tipos de productos o mercaderías.
-La compra o reposición
de inventarios
- El orden, rotación y
movimiento de inventarios
-La recepción de la
mercadería en el depósito
-Almacenamiento
Que se piensa
a cerca del control de inventarios en la empresa
A menudo se escuchan comentarios referidos
a este tema como que son complicados y “sólo los contadores los entienden”; que
se necesita un programa de cómputo carísimo y complicado de entender o un
encargado de almacén para llevar los registros bien y al día; o simplemente no
hay tiempo suficiente para contar la mercadería. El objetivo es tener a la mano
información suficiente y útil para minimizar costos, aumentar la liquidez,
mantener un nivel de inventario óptimo y comenzar poco a poco a utilizar la
tecnología con la consecuente disminución de gastos operativos.
Los programas de cómputo son excelentes, sin
embargo, el que estén bien estructurados no garantiza que vayan a cubrir las
necesidades de información. Es recomendable utilizar una de las herramientas
más sencillas pero s poderosas que la tecnología actual ha brindado que es la
hoja de cálculo, sobre todo si no estás acostumbrado al uso de tecnologías
Métodos de
control de inventarios
Basándose en un análisis del uso y movimiento de los inventarios, así
como tiempos de entrega, se puede
calcular una serie de niveles de control para optimizar la gestión. Estos
indicadores determinan en qué momento solicitar un pedido a los proveedores de
insumos y la cantidad que se requiera para satisfacer la demanda.
I) I) Punto de pedido (o reorden): cuando los
inventarios alcanzan este nivel, una orden debe ser solicitada para reponer
inventarios. El nivel de reorden se determina considerando lo siguiente:
-La tasa máxima de
consumo (demanda generada por día)
-El plazo máximo
(tiempo de entrega de una nueva orden)
Punto de pedido (o reorden) = demanda por día x tiempo de entrega de
nueva orden (días)
Ejemplo: ABC es una compañía de calzado. Vende un promedio 500
unidades por día. Su proveedor toma una semana para entregar la orden. Por
lo tanto, el administrador del inventario debe realizar un pedido antes de que
el stock caiga por debajo de las 3.500 unidades (500 unidades de uso diario
multiplicado por 7 días de tiempo de espera), con el fin de evitar un
desabastecimiento.
II) II) Nivel mínimo de inventarios: este indicador es una
herramienta útil para llamarle la atención a la gerencia sobre el hecho de que
el inventario se acerca a un nivel peligrosamente bajo. El nivel de inventario
nunca debería llegar a estar debajo de este indicador, ya que significa que es
posible una interrupción en la operativa. Se determina al calcular el tiempo
estimado desde el comienzo de la producción, hasta el punto en que el producto
llega al consumidor final. La fórmula básica para determinar el nivel mínimo es
la siguiente:
Nivel mínimo = punto de pedido - (demanda promedio por día x tiempo
promedio de entrega al cliente)
Ejemplo: ABC tiene un punto de pedido de 3.500 unidades (ejemplo anterior).
Tiene una demanda diaria promedio de 500 unidades y tarda 5 días en entregar el
producto final al cliente. El administrador del inventario deberá mantener un
nivel mínimo de 1.000 unidades (3.500 unidades del punto de pedido – 500
unidades demandas diariamente x 5 días de entrega al cliente). Tener en cuenta
este indicador es clave para evitar el riesgo de no contar con los
niveles necesarios para abastecer la demanda.
Beneficios de implementar un control de inventarios
1) Al controlar el inventario se crea
información precisa, que será útil para el aprovisionamiento de productos sin
excesos y sin faltantes.
2) Es posible determinar la cantidad necesaria para la compra semanal, también mediante hoja de cálculo.
3) Será posible conocer el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que permitirá saber cuánto será necesario invertir
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