Articulo De Gestion Empresarial:
Como implementar el control en la Empresa
ESTÁNDARES EN EL CONTROL
Un estándar es una unidad de medida o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación y sobre el cual se efectúa el control. Existen cinco tipos de estándares; en un proceso de control, los cuales se presentan a continuación:
A)Estándares de cantidad: Como control del volumen de producción, control de la cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.
B)Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros
C)Estándares de tiempo: Como control del tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, tiempo en que se entrega un producto o se realiza un servicio, entre otros.
D)Estándares de costos: Como control de costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.
EL PROCESO DE CONTROL EN LA EMPRESA
Como vimos en un articulo anterior, el control es aquella función que evalúa el desempeños de una organización o empresa y si se están cumpliendo sus objetivos, logrando identificar desviaciones o errores, en la consecución de los mismos, pudiendo implementar acciones correctivas; que nos permitan alcanzar estos objetivos establecidos. La implementacion de un proceso de control, en una empresa u organización se basa en cuatro etapas las cuales son:
1) Establecimiento
de Estándares: El estándar es una unidad de medida que sirve como modelo,,guía o patrón con base en la cual
se efectúa el control.guía
o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan la expresión, sobre la cual se fijan los objetivos de de la empresa o departamento, durante el proceso de planeacion, en términos tales que el logro o logros alcanzados; puedan medirse comparativamente contra ellos.
Estos estándares pueden ser físicos
y representar cantidades de productos, unidades de
servicio, horas-hombre, meses calendario, velocidad, volumen de
rechazo, etc, o pueden estipularse en términos
monetarios como costos, ingresos o inversiones; u
otros términos de medición.
ejemplo: mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo.
Contiene un objetivo claro y bien definido, cuyos resultados y alcances, se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad
2) Medición De los Resultados: Como su nombre lo indica,
en ésta etapa se van a medir los resultados alcanzados, contra lo planificado en
un periodo, tomando en cuenta las
unidades de medida, las cuales, deben ser definidas acorde a los estándares estipulados, durante el establecimiento de los
objetivos.
Para llevar a cabo lo anterior, es
necesario apoyarnos en los sistemas de información de la empresa, pudiendo determinar allí las posibles desviaciones o fallas, comunicando lo oportunamente . Para que ello resulte efectivo la información que obtengamos debe ser totalmente confiable, oportuna para que se puedan tomar las medidas correctivas del caso.
3) Corrección: Los controles tienden a conducir a la acción correctiva,
cuando detectamos fallas, debemos verificar donde está el error, que se hizo
mal, cómo sucedió, quien es el responsable y así tomar las medidas de
corrección pertinentes.Cuando en la medición de resultados encontramos
desviaciones en relación con los objetivos establecidos, es conveniente hacer el ajuste ó
corrección correspondiente, para que esto no vuelva a suceder. Sin embargo,
antes de llevar a cabo la corrección conviene identificar si la desviación o
falla es un síntoma ó una causa.
Ejemplo: cuando un producto
en el mercado disminuye su venta, lo cual es un indicio de que algo se ha
ejecutado mal en base a lo planeado, la primera actitud inmediata, para contrarrestar
esta poca demanda, es elevar el número vendedores o someterlos a una
capacitación; pero se debería analizar detalladamente. Si esa baja no se debe a una mala calidad del producto o si el proceso de comercialización ha sido muy débil. Esto a fin de que la acción correctiva sea la mas adecuada,
4) Retroalimentación: Siempre será necesario dar a conocer los
resultados de la medición a ciertos miembros de la organización para solucionar
las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los resultados tanto
a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o gerentes. Cada decisión tendrá sus
ventajas e inconvenientes y dependerá del tipo de problema que se desee
afrontar. En todo caso, la información debe darse de la forma más objetiva
posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones
personales, críticas, interpretaciones, juicios, etc
Ejemplo: Cuando muchas personas intervienen en
la comunicación de los resultados, es difícil ser objetivos, esto puede hacer que aumente el riesgo de que surjan conflictos y actitudes en la empresa, sobre acciones realizadas de manera individual o resultados obtenidos de manera grupal (área o departamento). Es por eso que es importante que la información se de de manera correcta, entre las personas que deben de intervenir, para que se tomen decisiones adecuadas.
TÉCNICAS DE CONTROL
Estas técnicas son las herramientas, que utiliza el administrador o directivo de la empresa, que lleva a cabo el proceso de control. En esencia el control cumple el rol de un sistema de información.
Entre estas técnicas se encuentran las siguientes:
Contabilidad
Presupuestos, costos, gastos
Auditorias
Informes, reportes
Sistemas mecánicos, digitales, físicos
Diagramas, estadísticas, cuadros, gráficos
Estudios de tiempos y movimientos
ÁREAS DE CONTROL EN LA EMPRESA
El control actúa en todas las áreas y en todos los
niveles de la empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están
bajo alguna forma de control o monitoreo, se debe de entender que el control es util y aplicable a todo tipo de empresas.
Las
principales áreas de control en la empresa son:
1) Áreas de producción: Si la empresa es industrial,
el área de producción es aquella donde se fabrican los productos; si la
empresa fuera prestadora de servicios, el área de producción es aquella
donde se prestan los servicios; los principales controles existentes en el
área de producción son ( tiempo de fabricación o servicio, calidad, gastos, costos, mantenimiento,calidad, control de inventarios, control y programas de rutas y entregas etc)
2) Área comercial: Es el área de la empresa que se
encarga de vender y promocionar los productos o servicios producidos los principales controles existentes ( ventas, gastos comerciales y de publicidad, comisiones, calidad de servicio, calidad de atención al cliente etc)
3) Área Financiera: Es el área de la empresa que se
encarga de los recursos financieros, como el capital, la facturación, los
pagos, el flujo de caja, entre otros. Los principales controles en el área
financiera se presentan a continuación:( costos, gastos, presupuestos, prestamos, pagos de deudas, compromisos u obligaciones, cobranzas etc)
4) Área de Recursos Humanos: Es el área que administra al personal, los principales
controles que se aplican son los que siguen (control de asistencias, control de pagos, cumplimiento de normas y funciones, evaluación de desempeño, etc)
Como ves el control en la empresa es sumamente importante, si realmente quieres saber si tu empresa esta avanzando o no y te permite conocer los recursos con los que cuentas, la calidad de ellos y si se están usando bien o no
